Effektivität und Effizienz – 6 Schritte für mehr Output

“Die Dinge richtig tun”
und
“Die richtigen Dinge tun”

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Effektivität_Effizienz

Kennt ihr es? Oft plagen wir uns ab, stecken unser Herzblut und viel Zeit in ein Projekt und es kommt doch nicht das gewünschte Ergebnis dabei heraus.
Der Grund dafür ist oft so einfach wie logisch.

Wenn wir eine Wahl haben zu entscheiden wie wir Aufgaben erledigen wollen, wie wir Projekte angehen wollen oder auch wie wir mit Menschen in Kontakt treten wollen, dann sollten wir uns folgende Fragen stellen:

Versuche ich die richtigen Dinge zu tun oder die Dinge richtig zu tun? Arbeite ich effektiv oder effizient? Und warum kann ich eigentlich nicht effektiv und effizient sein?

Also die richtigen Dinge richtig tun.

 

Hier erfährst du wie du Effektivität und Effizienz vereinen kannst und so nicht nur beruflich einfacher vorankommst.

 

Kurz zur Begriffsklärung:

 

  • Als Effektivität kann der Wert bezeichnet werden, der dem tatsächlichen Ergebnis entgegen dem gesetzten Ziel bei der Erfüllung einer Aufgabe oder eines Projektes entspricht. 

Ein einfaches Beispiel: Wir haben gerade Winter und der erste Schnee fällt. Meine beiden Neffen möchten unbedingt Schneemänner bauen und setzen sich zum Ziel heute 20 Schneemänner fertigzubekommen. Sie bauen den ganzen Nachmittag und schaffen es, insgesamt 14 Schneemänner bis Sonnenuntergang fertigzustellen. Ihr Ergebnis liegt also 6 Schneemänner unter ihrem Ziel. Somit hatten Sie eine Effektivität von 70% gegenüber ihrem gesetzten Ziel von 20 fertigen Schneemännern. Klingt erstmal logisch, oder?

  • Als Effizienz kann der Wert bezeichnet werden, der das Verhältnis von Input (wieviel Zeit und Arbeit ich hineinstecke) zu Output (wieviel des gewünschten Ergebnisses dabei herauskommt) angibt. 

Bleiben wir bei den Schneemännern: Meine Neffen Philipp und Julian bauen also ganzen Nachmittag lang fleißig 14 Schneemänner in ihrem Garten. Dafür verwenden sie nur ihre Hände und ihren kindlichen Eifer. Handschuhe haben sie dabei natürlich auch an. Ihr Input ist also ganzen Nachmittag nur mit den Händen Schneemänner zu bauen und ihr Output sind beachtliche 14 Stück der frostigen Gesellen. Um zu mehr Effizienz zu gelangen, müssten sie sich die Frage stellen: Wie können wir mit weniger Aufwand mehr Schneemänner bauen? Sie könnten etwa Schaufeln verwenden, sich die Aufgaben aufteilen oder ihre Eltern um Mithilfe bitten.

 

Was könnt ihr also tun wenn ihr merkt, dass ihr eigentlich viel zu viel Arbeit reingesteckt und viel zu wenig Ertrag rausbekommen habt?

 

  • Bevor ihr mit eurem Projekt startet solltet ihr euch zu aller erst die Frage stellen: Ist dieses Projekt, dieser Arbeitsschritt, etc. überhaupt notwendig?

Etwas effizient zu erledigen, was ihr zwangsweise überhaupt nicht erledigen hättet müssen, ist keineswegs effizient. Seid euch also sicher, dass es um die Erledigung dieser Aufgabe kein Rundherum gibt.

  • Setzt euch ein Ziel – denkt an die 20 Schneemänner.

Je klarer das Ziel formuliert ist desto wahrscheinlicher könnt ihr es erreichen. Solltet ihr in oder mit einem Team arbeiten, arbeitet das Ziel gemeinsam mit euren KollegInnen aus und kommuniziert es offen. Hilfestellung zur Zielformulierung liefert euch die SMART-Formel.

  • Erstellt einen Action-Plan.

Überlegt euch welche einzelnen Arbeitsschritte auf euch zukommen werden und haltet sie schriftlich fest. Das hilft euch weitere benötigte Ressourcen zu identifizieren und sie am richtigen Ort und zur richtigen Zeit bündeln zu können. Außerdem behaltet ihr so bei größeren Projekten einfacher den Überblick.

  • Hinterfragt euch laufend selbst.

Achtet beim Abarbeiten eures Action-Plans immer darauf, dass ihr den ersten Punkt im Hinterkopf habt (Ist dieser Arbeitsschritt überhaupt notwendig?). Versucht auch über den Tellerrand zu blicken, euch neue Meinungen einzuholen und habt keine Angst vor Veränderung.

  • Mono- statt Multitasking.

Bisher hieß es: Wer gut Multitasken kann, erledigt in kürzerer Zeit mehr. Studien belegen mittlerweile allerdings, dass sich Multitasking eher kontraproduktiv auf die Effizienz auswirkt. Der Grund dafür ist, dass sich euer Gehirn beim Multitasken immer wieder innerhalb kurzer Zeit auf neue Aufgaben konzentrieren muss, die vielleicht ganz andere Denkmuster benötigen als die Vorherigen. Versucht einfach mal bewusst Monotasking zu betreiben. Euch also nur auf die Erledigung einer Sache zu konzentrieren. Eine vorangegangene Priorisierung eurer Aufgaben ist dabei sehr empfehlenswert. Dafür könnt ihr zum Beispiel das Eisenhower-Prinzip verwenden.

  • Ganz wichtig – Feiern! 🥳

Feiert eure Teilerfolge! Wenn ihr einen Meilenstein auf eurem Action-Plan erreicht habt, dann habt ihr es euch mehr als verdient, diesen auch zu feiern. Immerhin seid ihr eurem Ziel einen entscheidenden Schritt näher gekommen. Gratulation!

Mit diesen 6 Punkten habt ihr es in der Hand eure Effizienz zu steigern und effektive Ergebnisse erzielen zu können.
Ich wünsche euch viel Spaß bei der Umsetzung und dass ihr immer eure 20 Schneemänner erreichen möget. 😊⛄️

 

Die Themen Effektivität und Effizienz spielen für Unternehmen mitunter natürlich auch eine große Rolle.

Eine ständige Evaluation der einzelnen Prozesse in Hinblick auf Effektivität und Effizienz ist unabdingbar für die erfolgreiche Weiterentwicklung und ein Fortbestehen des Unternehmens. So müssen sich UnternehmerInnen in regelmäßigen Abständen etwa folgende Fragen stellen:

  1. Sind gewisse Prozesse im Unternehmen bereits überholt?
  2. Müssen vielleicht Neue oder Zusätzliche eingeführt werden?
  3. Sollten einzelne Aufgabenbereiche zusammengelegt oder getrennt werden?
  4. Ist für bestehende Prozesse eine neuere Technik integrierbar?
  5. Wird Innovation im Unternehmen vorangetragen? Gibt es überhaupt Innovation?
  6. etc…

Die große Herausforderung Effektivität und Effizienz in und für Unternehmen und MitarbeiterInnen zu vereinen, stellt viele vor eine schwere Hürde.

In meinen Trainings lenke ich daher gerne immer wieder den Fokus auch darauf. Lasst euch von mir dabei unterstützen, euer Unternehmen effizienter zu gestalten und so eure Ziele effektiver zu erreichen.

Denn eines ist sicher: Nur mit Veränderung kommt Entwicklung. Und die Veränderung haben wir selbst in der Hand.